Hola mi nombre es Lina Marcela Agudelo Jaramillo. Soy ejecutiva de gestión documental del área de talento humano. El día de hoy vamos a ver la inducción sobre custodia de la información y gestión documental.
En Ingeomega es importante un adecuado manejo de la información y de los documentos de nuestros empleados, ya que esto nos permite un acceso a la información, control y seguimiento de todos los documentos y nos puede evitar futuras sanciones.
En gestión documental, es importante tener a la mano el número del documento de la persona que va a ingresar y el cargo que va a desempeñar. Eso nos va a permitir revisar en el SIOM los documentos requeridos para el cargo, que también deben de estar validados en el pliego. Después de validar esa información en el SIOM, debemos subir los documentos tales como el contrato, si es un contrato a término fijo inferior a un año, este debe ir también con su debida determinación firmada. Adiciona a esto, debemos de subir los documentos de afiliación, dotación y póliza. Después de haber subido todos los documentos necesarios, es importante que todos los documentos queden codificados.
Hay una columna, dónde está el número de contrato, que es el número que corresponde al contrato que la persona está firmando y todos los documentos deben quedar codificados con ese contrato. Adicional hay una columna que dice fecha de vencimiento, allí vamos a colocar la fecha en la que se ven algunos documentos, licencias de conducción, contrato a término fijo, terminación de contrato. Si la persona tiene prórrogas también debe ir la fecha de vencimiento de la prórroga en esta columna.
La custodia de la información consiste en que todos los proyectos deben hacer llegar al área de talento humano, que está ubicado en la sede principal en Itagüí. Toda la información firmada por nuestros empleados, deben de hacer llegar los contratos, las terminaciones, las prórrogas, cartas de renuncia y otros documentos que contengan la firma de nuestros empleados, con el fin de que la información debe reposar en una sola parte. Después de eso, nosotros procedemos a hacer una codificación.
Esta codificación nos permite revisar en el sistema SIOM que los documentos estén debidamente ingresados allí y luego esta misma codificación nos va a permitir buscar la información en el momento en que sea requerido. Esta codificación en el SIOM va a permitir que el sistema genere unas alertas en el momento en que se vayan venciendo los documentos, tales como certificados de altura, licencias de conducción, soat, contratos, terminaciones de contrato.
El sistema va a generar una alerta que va a ser enviado al correo electrónico, donde nos va a informar que determinada persona está próxima a vencerse su contrato. Vamos a revisar esta información y vamos a validar si se va a prorrogar o no este contrato, en el momento en que se decida que el contrato debe ser prorrogado, tenemos que validar también que la prórroga corresponda al tiempo inicial del contrato y también que coincida con la fecha en que éste finaliza. Así tendremos un adecuado manejo de las prórrogas y terminaciones de estos contratos.
Cuando un empleado va a firmar un contrato nuevamente con el mismo proyecto, es importante para la aprobación de este desde la gerencia de talento humano que el contrato anterior esté debidamente ingresado en el SIOM, es decir, que tenga su contrato terminación, las prórrogas, las terminaciones de las prórrogas y en caso tal de que haya existido una renuncia, la carta de renuncia da este contrato anterior. Eso es importante debido a que nos va a permitir tener una adecuada información del contrato anterior y nos va a evitar reprocesos en la aprobación de su nuevo contrato.
Hasta aquí la inducción de gestión documental recuerda que si tienen alguna duda o inquietud se pueden comunicar conmigo a mi número de corporativo o correo electrónico, recuerden diligenciar el registro de inducción hasta luego.
