Hola mi nombre es Carlos Arango, coordinador de licitaciones del área comercial. A continuación, les voy a explicar el proceso de inducción para esta área.
El propósito de la gerencia comercial es el de mantener los negocios que actualmente posee la empresa y buscar nuevos nichos de negocios para diversificar y crecer en el medio.
Nuestro organigrama, está estructurado de la siguiente manera. Existe un gerente comercial que es el encargado de las relaciones comerciales. Dos coordinadores de licitaciones con el área eléctrica y otro en el área civil y están apoyados por ingenieros que elaboran los presupuestos y auxiliares de ingeniería. Y, finalmente tenemos las ejecutivas que se encargan de todo el tema de la documentación. Adicionalmente, el área comercial cuenta con una asesoría legal.
En el área de licitaciones contamos con tres procesos que resumen las actividades que aquí desarrollamos. El primero de ellos y más importante es el proceso licitatorio como tal, en este proceso se hacen diferentes actividades, de una manera cronológica hablamos de que en el proceso se hacen revisión de las páginas web de todos los posibles contratantes como EPM, sus filiales, ISA, Empresa de Energía Bogotá, Ecopetrol, etcétera.
Luego de hacer la revisión de las páginas, revisamos los requisitos para cada una de las propuestas en la parte financiera, técnica, administrativa y la experiencia que nos solicitan para poder presentar la propuesta. Una vez que tenemos estos requisitos, ya pasamos a la compra de los pliegos o a la manifestación de interés para participar en la propuesta. Una vez que esto está realizado, analizamos todos los temas referentes a los costos directos al presupuesto como tal, la administración y todo lo que conlleva elaborar el presupuesto.
En el mismo proceso hacemos un seguimiento permanente a las páginas del contratante en el proceso que estamos ejecutando para llevar el control de los cambios, las adendas, las modificaciones que hubiese al proceso durante la elaboración de la propuesta. Una vez terminado el proceso, se presenta la propuesta de la entidad contratante y allí estamos ya pendientes de nuevo, de las mismas páginas que ellos tienen para verificar los resultados de los cierres de la propuesta y las posibles adjudicaciones o terminación del proceso.
El segundo proceso que desarrollamos en el área de comercial es el proceso de legalización, cuando hablamos de legalización hablamos de un proyecto que fue adjudicado, una vez que nos lo adjudican comienza este proceso con la recepción de la documentación que requiere el contratante, la generación de las pólizas contractuales, se socializa el proyecto a las áreas afines como el área financiera, el área de desarrollo humano y el área de proyectos. Se hace una entrega física del proyecto del área comercial para el área de proyectos, donde se entrega toda la documentación, los pormenores y detalles que se tuvieron para la presentación de la oferta. Y en el transcurso de la vida del proyecto atendemos igualmente las pólizas para las renovaciones, ampliaciones y demás, se gestionan los finiquitos y se piden los certificados de los contratos ya terminados.
El tercer y último proceso que llevamos en la gerencia comercial es el de archivos, informes y otras actividades conexas al proceso como tal, dentro de este tercer proceso se lleva un registro completo de las licitaciones presentadas. Se lleva también un registro de todas las que son adjudicadas para llevar un control mes a mes de las actas y el proceso en el que van. Adicionalmente, se lleva el control de los registros como el RUP, SINCO y REPRO, que eso nos permite presentar licitaciones a diferentes clientes.
Tenemos un indicador, que es de las licitaciones presentadas y adjudicadas. Adicionalmente, en este proceso se codifican, se archivan todos y cada uno de los proyectos ya estén en ejecución, en proceso de finiquito o que estén ya pues completamente cerrados, se piden los certificados de cada uno de los procesos ejecutados, para tener la experiencia futura y se atienden estudios de mercado de los clientes potenciales.
Finalmente, con esto terminamos el proceso de inducción, ante cualquier duda o inquietud me pueden contactar al celular o a mi correo corporativo y recuerden diligenciar el registro de inducción. Muchas gracias.
